Ce que vous vous apprêtez à lire est ma propre expérience vécue pour obtenir ma certification PMP, elle n'est ni la seule valable ni l'ultime stratégie pour avoir la vôtre. Pourtant, c'est, à mon sens, une bonne base pour constituer votre référence et avoir une expérience optimale.
Votre PMP est un projet, traitez-le comme tel.
N'attendez pas que vous obteniez votre PMP pour adopter pleinement les bonnes pratiques du Management de Projet. Enfilez la casquette du Project Manager et attaquez votre projet de certification comme il se doit.
Avant toute chose, il vous faut une date butoir. Un projet a un début et une fin. Pour le début, vous avez déjà commencé. Pour la fin, fixer une date est impératif. Un mois c'est très peu. Vous serez vite découragés. Six mois c'est trop à mon sens. La mollesse induira votre rythme de préparation. Viser les trois mois me semble logique. Mais cela dépend de plusieurs facteurs dont votre rythme, vos contextes professionnel et familial et en général tout ce qui impactera le nombre d'heures que vous êtes en mesure de sacrifier chaque jour ou chaque semaine pour la certification.
Qui parle de rythme ou cadence, parle de Scope et de Durée. Cette dernière vous l'avez déjà fixée. Votre Scope, en l’occurrence, est de lire et surtout comprendre le contenu du PMBOK (V6 actuellement et V7 prochainement) et du Guide de Rita V9. Les deux sont volumineux mais sont des sources inestimables d'informations et de bonnes pratiques en Management de Projet. Avant de fixer le temps à allouer chaque jour/semaine à votre préparation, jetez un œil sur le contenu des deux bouquins, notez les titres des sections, chapitres et nombre de pages total et de chaque partie. Par exemple dans le cas du PMBOK V6, le nombre total de pages est de 536. Cela vous aidera à fixer une cadence chiffrée (10 pages par jour) et pas seulement une durée quotidienne (30 minutes). C'est que la difficulté varie d'une partie à l'autre et vous pourrez passer une demi-heure rien que sur une seule page.
Une fois votre Scope cerné, et votre délai fixé, imposez-vous une cadence de préférence quotidienne. Comme ça si vous ratez un jour sur sept, c'est seulement quatorze pour-cent de votre performance hebdomadaire qui sera perdu. En plus, une seule séance hebdomadaire serait sans aucun doute épuisante, décourageante et vous perdrez le fil entre deux séances. Finalement votre cadence n'est pas le total des pages à lire divisée par le nombre de jours dont vous disposez. Si vous avez trois mois, basez vos calculs sur seulement un mois et demi voir deux mois au maximum. Comme ça, vous aurez une large Réserve pour aléas.
Calculez vos hauts et bas et comparez-les à votre rythme moyen planifié.
Votre rythme est maintenant imposé, pensez alors à mettre noir sur blanc votre planning. Ce dernier doit contenir des phases avec leurs durées respectives et des portes de phases. Les phases seraient les différentes parties du PMBOK et Guide de Rita et les portes de phases seraient la condition d'avoir un certain score dans les exercices proposés à la fin de chaque chapitre du Guide de Rita (Je m'étais imposé 90%). N'oubliez surtout pas d'y mettre vos congés, vos jours fériés ou toute autre période où vous ne serez pas en mesure d'étudier.
Quant aux ressources nécessaires, les deux principales sont votre matière grise et votre temps. Puis, les deux bouquins susmentionnés de préférence en version papier pour noter dessus et souligner ce qui vous interpelle et qui vous paraît important à retenir. Il ne faut pas oublier que même si les deux ouvrages sont ingénieusement structurés, ce n'est pas toujours facile de s'y retrouver. En fin, disposez d'un Bloc-notes où mettre vos notes, remarques, questions, mind-maps, schémas etc. Ces derniers seront d'une grande aide au fur et à mesure que vous vous approchez de l'examen.
Une fois tout ce petit système mis en place, pilotez. Un planning est sans aucune valeur s'il ne sert pas de référence de base. Notez vos avancements quotidiens et comparez-les à ceux planifiés. Vous allez surement avoir des hauts et des bas car vous avez basé votre performance sur un rythme constant (n pages/jour) alors que la difficulté varie tout au long du chemin. L'essentiel est de savoir si vous êtes en retard ou en avance et par combien de points. Un autre indicateur à suivre est votre engagement qui n'est autre que le nombre de jours où vous avez effectivement préparé divisé par le nombre total de jours de préparation planifiés. Si ce dernier indicateur est en deçà de cinquante pour-cent, revoyez votre système, surement il est trop serré vis-à-vis de votre contexte. Vous pourrez même revoir à la hausse votre délai de préparation, mais pas fréquemment. Attention à la procrastination.
Si ce dernier indicateur est en deçà de cinquante pour-cent, revoyez votre système, surement il est trop serré vis-à-vis de votre contexte.
Les 2 Bibles
Le PMBOK et le Guide de Rita sont les deux ouvrages à dévorer pour avoir le résultat escompté. Le premier est le référentiel phare du PMI, disponible en plusieurs langues et contient 2 parties majeures avec le même contenu organisé différemment. La première contient les 49 processus du PMBOK organisés en Domaines de connaissances (Intégration, Périmètre, Coûts,...). La deuxième, par contre, contient les mêmes processus mais ordonnés par groupes de processus (Initialisation, Planification, Exécution, Maîtrise et Clôture).
Le Guide de Rita est un ouvrage aidant à préparer pour l'obtention de la certification PMP. Disponible en anglais seulement, contient quinze chapitres et est un parallèle de la première partie du PMBOK. Ce guide est indispensable pour la préparation car il contient des exercices d'application, des astuces de préparation et traite de quelques questions que vous n'allez pas trouver dans le PMBOK. Bizarre mais vrai !
Durant votre préparation, vous pouvez commencer par l'un ou l'autre ou les lire en parallèle, le choix est le vôtre. Les deux sont complémentaires. Tout de même, n'oubliez pas que le PMBOK reste la référence ultime pour décrocher la certification.
PMBOK : L'autopsie
Introduction : Dresse des définitions de base (Projet, Objectif, Livrable, Portefeuille, Programme, Business-case...), elle est essentielle avant le démarrage de votre préparation.
Environnement du Projet : Traite les contextes et les facteurs environnementaux dans lesquels le projet pourrait exister ainsi que les structures organisationnelles, PMO etc.
Le Rôle du PM : Dresse le profil type du Chef de Projet selon la vision PMI et dresse la liste des compétences nécessaires dans ce rôle central.
G. de l'Intégration du projet : La plus essentielle de toutes. L'intégration du projet est la responsabilité qui ne peut être déléguée à une autre personne que le Chef de Projet. Elle est la seule à englober des processus des différents groupes de processus. Dans votre examen, vous rencontrerez une cinquantaine de question rien que dans cette partie, précisément concernant la gestion des changements.
G. Périmètre : L'une des trois parties principales du Management de projet. Celle-ci vise à identifier et maîtriser ce qui est inclus dans le projet et ce qui en est exclu. Sa maîtrise permet d'aboutir efficacement aux objectifs du projet.
G. Échéancier : L'une des trois parties principales du Management de projet. Celle-ci inclut les processus permettant de gérer l'achèvement du projet dans le temps voulu. Cette partie est d'une importance capitale, car l'équipe projet dans la plupart des cas communiquera avec les parties prenantes en se basant sur des échéanciers.
G. Coûts : L'une des trois parties principales du Management de projet. Celle-ci vise à planifier, estimer et établir le budget et à gérer et maîtriser les coûts. Maîtriser cette partie est aussi vitale que les deux précédentes car la source de vie d'un projet est son financement.
G. Qualité du Projet : Un des terrains glissants dans la Management de projet. Souvent marginalisée par les chefs de projet, cette partie traite de la planification, la gestion et le contrôle des exigences du projet. Il vaudrait mieux renforcer ses connaissances en profondeur avec le support du Guide de Rita pour une maîtrise complète.
G. Ressources : Cette partie n'est pas des moindres. Elle consiste à identifier, obtenir et à gérer les ressources requises pour l'achèvement du projet. Un renforcement avec le contenu du Guide de Rita s'avère être essentiel.
G. Communications du projet : Souvent omis par les équipes de gestion de projet, les communications sont un facteur capital pour gérer les parties prenantes du projet. La maîtrise des communications pourrait faire aboutir ou ruiner un projet.
G. Risques du projet : La plus longue et difficile de toutes les sections. Sa maîtrise par le chef de projet est impérative, et l'équipe de projet doit avoir des connaissances lui permettant d'identifier, analyser, planifier et exécuter des réponses aux risques et maîtriser ces risques dans le cadre du projet.
G. Approvisionnements du projet : cette partie pourrait être déléguée au service des achats, mais le chef de projet doit avoir une connaissance complète et assez détaillée des accords et contrats contenus dans son plan de gestion des approvisionnements. Souvent la non maîtrise de ce volet ruine bêtement les projets.
G. Parties prenantes du projet : Cette partie consiste à identifier les Parties prenantes, analyser leurs attentes et impacts et surtout à développer des stratégies pour les mobiliser et les impliquer dans les décisions et l'exécution du Projet.
Les règles du Jeu
Pour avoir la certification PMP, il vous faut remplir certaines conditions :
Si vous êtes un Bac+5 ou plus : Justifier de trois ans d'expérience en Management de Projet (soit de 4500 heures de travail).
Si vous avez un diplôme secondaire : Justifier de cinq ans d'expérience en Management de Projet (soit de 7500 heures de travail).
Suivre une formation en management de projet d'au moins 35 heures.
L'examen, un QCM, se passe dans un centre accrédité par le PMI, comporte 200 questions à 4 choix et dure 4 heures. Il est en anglais mais si vous choisissez une langue de support, chaque question sera en anglais et juste en dessous, la même dans la langue de votre choix. L'examen est soit en version papier ou sur PC.
L'examen comprendra vingt-cinq questions non notées. Vous ne serez notés sur cent-soixante-quinze questions seulement. Les vingt-cinq restantes sont des questions dont le PMI teste l'efficacité et jauge la réaction des candidats dans les conditions réelles de l'examen. Ces questions sont souvent, difficiles, longues, complexes ou mixant plusieurs domaines de connaissances à la fois.
Le score de passation est une question qui revient souvent dans les blogs et sur le site officiel du PMI. Il est tout simplement inconnu du grand public. Le PMI se réserve le droit de ne pas le divulguer. Même votre certificat ne comprendra pas un score en chiffres, mais une petite barre et quatre intervalles. Si vous êtes au-delà du milieu, vous avez réussis, sinon, pas de chance, vous devrez repasser l'examen. Tout de même, on évoque des scores tels que 60%, 75% ou 80% comme étant les scores de réussite, mais aucun des trois n'est confirmé par le PMI. Du coup, visez les 85% et obtenez votre certification haut la main. Sinon, vous aurez 2 autres chances pour repasser l'examen avec la même candidature et après une année de la date de cette dernière.
Votre certification, une fois obtenue, expirera dans 3 ans, à moins que vous gagniez un total de 60 PDUs (Professional Development Units) avant l'achèvement de la même période. Ces PDUs sont des points que l'on gagne via des activités relatives au Management de Projet, comme suivre une formation, lire un bouquin, créer du contenu, partager du savoir, donner une conférence, etc. Ces points sont réclamés sur le site officiel www.PMI.org et approuvés, si valides, dans les quelques heures qui suivent la réclamation.
Les examens à blanc : le nerf de la guerre
Les examens blancs sont très importants car ils couronnent les efforts déployés tout au long de la préparation et vous préparent pour passer l'examen avec le mental le plus solide et la confiance requise. Disons que chaque question ratée dans un examen blanc est une réponse correcte dans votre examen de certification.
Ces examens sont une occasion inestimable pour comprendre la logique des examens PMP et vous connaître vous-même en termes de performances physiques et mentales. Mon premier conseil est de se préparer pour l'examen blanc comme pour celui de la certification. Essayez de vous libérer pendant quatre heures dans un endroit calme et loin d'une quelconque perturbation. Ne vous arrêtez pas pour des pauses sauf en cas d'urgence majeure car c'est le règlement de l'examen final.
Les points à surveiller de près durant votre préparation à blanc sont :
Les questions récurrentes. Ces questions qui se répètent souvent et qui vous apportent des points faciles ou à la limite de l'abordable. Il ne faut surtout pas les rater. Elles constitueront la partie majeure de votre score.
Les questions rares. Ces "Black swans" sont aussi à ne pas négliger. Elles feront peut-être partie des vingt-cinq questions non-notées, mais pas forcément toutes. Si vous les rencontrez, lisez et comprenez bien les réponses même si ces dernières sont complexes.
Vos performances. Elles peuvent se traduire par trois simples KPIs :
Le premier est le temps moyen par question. Dans le cas normal et linéaire, vous devrez passer quatre-vingt secondes par question. Mais la difficulté varie d'une question à l'autre. Vous passerez dix secondes sur une et soixante sur celle d'après. Et n'oubliez pas d'analyser l'effet de la fatigue sur vous. Ceci pourrait être fait en divisant les quatre heures de l'épreuve par huit ou par quatre phases temporelles égales et calculer le temps moyen par phase. Vous aurez ainsi une idée assez claire si votre vitesse moyenne varie et dans quel sens.
Le deuxième KPI est le taux des réponses correctes. Il peut aussi être visualisé sur huit ou quatre phases pour comprendre l'effet de la fatigue sur votre concentration. Dans tous les cas, visez les quatre-vingt-dix pour-cent comme taux de réussite, car vous aurez surement un chiffre en deçà après l'examen final.
Ayez un petit réflexe analytique et critique de votre propre attitude face aux questions difficiles ou ambiguës. Vous répondez, au piffe, vous perdez du temps ou bien vous laissez sans réponse jusqu'à la fin et vous y revenez. Quelle que soit votre tactique, vous devez en être conscient.
Vous trouverez à la fin de l'article des liens utiles pour des examens blancs et des banques de questions.
Préparer ! Dans quel ordre ?
Les séquences peuvent différer mais je crois que celle que j'avais suivie était optimale et a donné ses fruits. J'ai eu un "Full-Green" sur ma certification. L'ordre que j'ai suivi était ainsi :
Commencer par le PMBOK,
Suivre la formation présentielle (35 heures) juste en passant les trois quarts de la durée estimée de la préparation,
Finir la préparation documentée par le Guide de Rita,
Commencer les examens blancs,
S'inscrire sur le PMI.org,
Passer l'examen.
Combien ça coûte ?
Le facteur coût est un des plus importants et dissuade plus d'un vu la cherté relative de la certification.
Formation : vous coûtera dans les 2.500 à 3.500 MAD en présentiel sinon moins en optant pour l'option à distance.
Examen : Si vous n'êtes pas membre du PMI, les frais de l'examen seront de 555 $, sinon l'affiliation au PMI vous coûtera 129$ et l'examen 405$ (4.100 MAD). La deuxième option est moins chère et plus avantageuse et elle vous laisse une petite marge si vous envisagez de vous affiliez au PMI-Morocco-Chapter. Tout compte fait, le PMI vous pousse à vous y affilier.
Le total serait de l'ordre de 9.000 MAD, mais il faut y ajouter le coût des impressions et de tout outil vous aidant à préparer votre certification.
Liens vers des banques de questions
http://www.oliverlehmann.com/pmp-self-test/75-free-questions.htm
https://www.oliverlehmann.com/contents/free-downloads/200_PMP_Sample_Questions.pdf
https://www.pmppracticeexam.org/
https://www.simplilearn.com/pmp-exam-prep-free-practice-test
https://www.tests.com/practice/project-management-professional-test-sample
BONNE CHANCE !